Hướng dẫn các kỹ năng viết email bằng tiếng anh chuyên nghiệp nhất

Hướng dẫn các kỹ năng viết email bằng tiếng anh chuyên nghiệp nhất

 

Email hay còn gọi là thư điện tử - là phương tiện truyền và trao đổi thông tin được dùng rất phổ biến hiện nay. Nó không chỉ là phương thức kết nối, truyền thông điệp mà còn thể hiện được sự chuyên nghiệp của người sử dụng. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách dùng email một cách chuyên nghiệp nhất. bài viết sau đây chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn các kỹ năng viết email bằng tiếng anh chuyên nghiệp nhất.

Xem thêm:

Khóa học TOEIC 4 kỹ năng - Anh ngữ Athena

Cách viết thư bằng tiếng Anh đúng chuẩn người bản ngữ

Cấu trúc của một email thông thường

Một email thông thường sẽ gồm các phần sau:

  • Greeting (chào hỏi): là phần đầu tiên trong email thay cho câu chào hỏi. Tùy theo mối quan hệ và tính chất của email bạn có thể dùng nhiều cách khác nhau để viết ở phần này. Nếu là thu trang trọng, lịch sự thì bạn dùng các danh xưng như Mr, Mrs, Ms,…. Cấu trúc thông thường sẽ là ‘Dear + title (danh xưng) + surname (họ)’. Nếu mối quan hệ thân mật hơn bạn có thể dùng tên riêng để chào hỏi. Còn nếu bức thư là để làm quen và xin gặp mặt thì có thể dùng Dear Sir/Madam hoặc To whom it may concern.
  • Opening comment (câu chào mở đầu): thường là các câu hỏi về tình hình sức khỏe hoặc tình hình hiện tại của người nhận.
  • Introduction (giới thiệu): phần này bạn cần nêu rõ lý do bạn viết mail này. Tùy theo từng tình hình cụ thể mà cách mở đầu cũng sẽ khác nhau.
  • Main point (nội dung chính): là phần nêu nội dung chính của bức thư. Bạn nên viết ngắn gọn, xúc tích, đi đúng trọng tâm bức thư.
  • Concluding sentence (kết thúc thư): sau khi đã viết xong nội dung chính bạn cần có câu kết thúc bức thư.
  • Signing off: giống như chữ kỹ của người viết. Phần này sẽ gồm tên người gửi và một số câu đi kèm như best, bestregard, best wishes, take care,…

kỹ năng viết email bằng tiếng anh 1

Các bước để viết một email chuyên nghiệp

  • B1: xác định bức thư có tính chất thế nào. Nếu là thư xin việc, đăng ký học hay tìm hiểu thông tin, công việc thì cần thể hiện sự trang trọng. Còn thư cá nhân viết cho gia đình, bạn bè, người thân thì bạn có thể dùng những ngôn ngữ và cách nói thoải mái hơn.
  • B2: xác định rõ cấu trúc email gồm những phần nào. Dù là bức thư viết cho ai với mục đích gì thì bạn cũng nên viết đủ các phần cơ bản mà một email cần có.
  • B3: sử dụng một số mẫu câu thông thường khi viết. Lưu ý, khi viết email cần đặt tiêu đề (subject) cho mail trước khi gửi đi. Phần tiêu đề cần ngắn gọn và nêu được trọng tâm chính của bức thư; tránh để nội dung quá mơ hồ hoặc quá dài, nhiều chủ đề.

kỹ năng viết email bằng tiếng anh2

Hướng dẫn kỹ năng viết email bằng bằng tiếng anh cho từng trường hợp khác nhau

1. Kỹ năng viết email bằng tiếng anh cho công việc

Email công việc đòi hỏi người viết phải dùng ngôn ngữ trang trọng nên bạn không được viết tắt trong những bức thư này. Cách viết các phần sẽ như sau:

Phần mở đầu – Beginning

  • Mở đầu bằng câu chào và cách xưng hô với người nhận như: Dear Mr.A/Miss A
  • Nếu người nhận là nữ thì dùng Mrs cho phụ nữ đã kết hôn và Miss cho phụ nữ độc thân. Còn nếu không chắc chắn về tình trạng hôn nhân của họ bạn có thể dùng Dear Sir/madam.
  • Nếu người nhận là người nước ngoài bạn hãy dùng last name (họ) để gọi.

Phần nội dung chính – Body

  • Nếu email bạn viết để trả lời ai đó thì có thể dùng ‘Thanks for contacting…’ hoặc “I am very happy tp receive your email”.
  • Nếu bạn là người chủ động viết email thì hãy thay lời cảm ơn bằng việc thông báo lý do viết email của mình cho người đọc.
  • Phần nội dung chính bạn nên viết ngắn gọn, rõ ràng ý; chú ý đến ngữ pháp, chính tả cũng như dấu câu.

Phần kết thúc – Ending

  • Trước khi kết thúc thư cần có một câu kết thúc đơn giản về nội dung bạn đã viết bên trên. Ví dụ: Thank you for your patience and cooperation; Thank you for your consideration; I look forward to hearing from you soon;…..
  • Tiếp đó hãy ghi rõ họ tên của bạn.

kỹ năng viết email bằng tiếng anh3

2. Kỹ năng viết email bằng tiếng anh cho bạn bè, người quen

  • Phần mở đầu tương tự như email công việc cần có câu chào hỏi. Tuy nhiên ngữ cảnh ở đây sẽ thoải mái hơn so với email công việc. Bạn có thể dùng Hi/hello/dear + tên người nhận.
  • Phần nội dung chính bạn cũng cần đi nhanh vào vấn đề cần nói. Một số câu mẫu có thể sử dụng như: Just a quick note to invite you to my birthday party/ to tell you that we will organize a birthday party for my brother; This is to invite you to join my family for dinner; I’m writing to tell you about my last holiday;….
  • Phần kết thúc bạn cần thêm một câu để kết thư như: Hope to hear from you soon; I’m looking forward to seeing you;… rồi ký tên và dùng câu kết là: thanks, thank you, Sincerely/ Sincerely yours/ Yours sincerely/ Yours truly,….

kỹ năng viết email bằng tiếng anh4

Một số mẫu câu thông dụng khi viết email bằng tiếng anh

Mẫu câu để trình bày lý do viết email

  • I am writing to you regarding…/ in connection with… - Tôi viết email này để liên hệ về vấn đề…
  • Further to…/ With reference to… - Liên quan đến việc…
  • I am writing to you on behalf of… - Tôi thay mặt…viết email này để…
  • Might I take a moment of your time to… - Xin ông / bà / công ty cho phép tôi…

Mẫu câu đề nghị, yêu cầu

  • I would appreciate it / be grateful if you could send more detailed information about… - Tôi rất cảm kích nếu ông/ bà/ công ty có thể cung cấp thêm thông tin chi tiết về…
  • Would you mind…? / Would you be so kind as to…? - Xin ông/ bà/ công ty vui lòng….
  • We are interested in…and we would like to… - Chúng tôi rất quan tâm đến… và muốn…
  • We carefully consider…and it is our intention to… - Chúng tôi đã cẩn thận xem xét… và mong muốn được…

Mẫu câu xin lỗi người nhận

  • We regret / are sorry to inform you that… - Xin hãy chấp nhận lời xin lỗi chân thành về…
  • We truly understand and apologize for…you are given due to… - Chúng tôi hoàn toàn hiểu và xin lỗi về những bất tiện đã gây ra cho quý khách do…
  • I promise this case will never happen again and it is our pleasure if you could accept…as a humble compensation - Tôi xin hứa sự việc này sẽ không tái diễn và rất mong ông / bà có thể chấp nhận…. như một khoản bồi thường.

Mẫu câu đề cập đến tài liệu đính kèm

  • Please find attached… - Xin lưu ý đến….đã được đính kèm trong email.
  • Attached you will find… - Attached you will find…
  • I am sending you…as an attachment - Tôi đã đính kèm…

Mẫu câu kết thúc email

  • Should you need any further information, please do not hesitate to contact me - Tôi hi vọng email này đã giải đáp thắc mắc của bạn. Nếu chúng tôi có thể giúp đỡ gì thêm, xin hãy liên hệ.
  • Please reply once you have the chance to… - Xin hãy hồi âm ngay khi bạn đã…
  • We appreciate your help in this matter and look forward to hearing from you soon - Rất cảm ơn sự giúp đỡ của bạn và mong nhận được hồi âm sớm.

Một số điều cần lưu ý khi viết email bằng tiếng anh

kỹ năng viết email bằng tiếng anh5

  • Cân nhắc xem bạn có thật sự cần viết email không. Nếu không thì hãy sử dụng các cách khác như nhắn tin, gọi điện.
  • Hãy tạo 2 tài khoản email, 1 cho công việc và 1 cho cuộc sống thường ngày. Điều này sẽ giúp bạn không bị nhầm lẫn thông tin, từ ngữ khi viết email. Đồng thời, điều này cũng thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn trong công việc và cuộc sống.
  • Xác định rõ mục đích viết email để có được bố cục rõ ràng, thông tin cụ thể.
  • Viết email cần có đầu có đuôi, có mở đầu và kết thúc rõ ràng.
  • Có thể thêm câu văn thể hiện lịch sự như How are you doing? Hoặc ‘I hope you are doing well”.
  • Không được viết tắt khi viết email bằng tiếng anh.
  • Không lạm dụng từ lóng tiếng anh.
  • Tránh dùng các từ như “can”, “want”, “should” trong email. Thay vào đó hãy dùng từ thay thế như would like/could.
  • Dùng câu ngắn, tránh câu phức có nhiều mệnh đề. Điều này sẽ giúp nội dung bức thư trở nên dễ hiểu, thông tin truyền đạt đúng cách và đủ ý.
  • Mỗi đoạn văn sau khi viết hết hay cách nhau 1 lần. Do đó hãy bấm enter 2 lần mỗi khi xuống dòng hết 1 đoạn.
  • Tránh lỗi dấu câu, các dấu chấm, phẩy phải đặt hợp lý cả về ngữ pháp và nghĩa của câu văn. Hạn chế dùng dấu chấm than trong mọi trường hợp.
  • Viết hoa các từ chính xác như danh từ riêng, đầu câu/đoạn văn.
  • Tránh những câu có 2 nghĩa để không gây nên sự hiểu lầm, đặc biệt là trong email công việc. Hãy thay thế các câu văn 2 nghĩa vằng mệnh đề tương đương để thể hiện sự rõ ràng, minh bạch trong văn bản.
  • Tuyệt đối không mắc lỗi chính tả vì điều đó thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp, thiếu sự tỉ mỉ trong cách làm việc. Ngoài ra, nhiều người còn cho rằng lỗi chính tả thể hiện sự thiếu học thức.
  • Nếu không chắc chắn về ngữ pháp, câu văn thì hãy nhờ 1 người bản xứ hoặc người giỏi tiếng anh giúp bạn kiểm tra lại nội dung bức thư.
  • Kiểm tra lại 1 lần email của mình trước khi gửi đi.
  • Kiểm tra tên người nhận trước khi gửi.
  • Xóa phần trích dẫn khi trả lời email.

Trên đây là những kỹ năng viết email bằng tiếng anh chuyên nghiệp bạn cần biết. Hy vọng thông tin trong bài sẽ hữu ích và giúp bạn soạn được email tiếng anh chuyên nghiệp nhất.