Cách viết thư bằng tiếng Anh đúng chuẩn

tin tức sự kiện

Trang chủ / Tin tức

Cách viết thư bằng tiếng Anh đúng chuẩn

 

Trao đổi, giao dịch qua thư từ quốc tế giờ đây đã trở nên vô cùng phổ biến khi nền kinh tế, giao lưu văn hóa phát triển. Bất kể là thư giao tiếp thông thường hay những bức thư xin việc trang trọng, cách trình bày một  bức thư đúng chuẩn cũng nắm vai trò rất quan trọng. Bài viết sau sẽ chia sẻ đến bạn cách viết thư bằng tiếng Anh thông dụng và chuẩn xác nhất giúp bạn tạo được ấn tượng tốt với bên nhận thư.

 

Các kiểu trình bày thư bằng tiếng Anh thông dụng

 

Với các thư tiếng anh, có ba kiểu trình bày thường được sử dụng: Block, Semi – block và Modified Block. Mỗi người sẽ có những lựa chọn trình bày phù hợp với ý thích bản thân, tuy vậy, bạn vẫn cần nắm rõ chi tiết 3 cách thức trình bày để sử dụng thống nhất. Khi viết thư tiếng anh, trình bày lẫn lộn các kiểu hình thức là điểm trừ rất lớn, nhất là trong những thư mang tính nghiêm túc, mẫu thư xin việc, …

 

1. Kiểu Block

 

cách viết dạng block

 

Dạng trình bày khá thông dụng trong các cách viết thư bằng tiếng Anh. Khi viết, người viết chỉ cần căn tất cả dòng theo thẳng lề trái. Lưu ý, khi xuống dòng, chữ đầu mỗi đoạn không cần viết thụt vào.

 

2. Kiểu Modified Block

Khá tương tự như dạng trình bày Block, thư viết dạng Modified Block cũng được căn thăng lề trái tất cả các dòng. Tuy nhiên, phần địa chỉ tác giả, ngày tháng và phần kết được căn lùi lề trái khoảng 3 inch. Các đoạn văn bản được viết thẳng, không lùi đầu dòng.

 

3. Kiểu Semi-Block

 Với cách trình bày này, văn bản được căn thẳng lề trái ngoại trừ các phần ngày tháng, địa chỉ cùng phần kết. Ngoài ra, đầu mỗi đoạn văn sẽ viết lùi vào 1 ô.

 

Cấu trúc chung khi viết thư bằng tiếng Anh chuẩn nhất

 

Để học được cách viết thư bằng tiếng Anh chuyên nghiệp, chính xác nhất, trước hết bạn cần nắm rõ cấu trúc của nó.

 

cấu trúc chung

 

Chủ đề thư (Heading)

Trong phần này, những thông tin cơ bản của người gửi sẽ được thể hiện rõ như

Họ tên người gửi

Địa chỉ

Thông tin liên lạc

Ngày, tháng và địa chỉ người nhận (Inside Adress)

Với cách viết thư bằng tiếng anh, ngày tháng trong thư phải được viết phải dạng tháng, ngày đến năm. Đối với các thư formal, thông tin của người nhận cũng phải được thể hiện rõ ràng như họ tên, địa chỉ nhận, chức vụ, thông tin liên lạc, …

 

Nội dung thư (Body)

Có thể nói, nội dung là phần quan trọng và thể hiện rõ toàn bộ mục đích của bức thư. Tại phần này, những mục cần đặc biệt lưu ý bao gồm: chủ đề, chào hỏi và nội dung chính.

 

nội dung thư

 

Tùy vào loại bức thư có thể xuất hiện phần tiêu đề hoặc không. Với các dạng thư điện tuyệt, phần tiêu đề phải thể hiện rõ ràng mục đích gửi, nếu viết thư ứng tuyển có thể sử dụng cụm từ “Apply to” để mở đầu.

Trong phần nội dung của bức thư, phải trình được tất cả lý do và sự việc. Ví dụ, nếu viết thư xin việc, bạn phải tập trung nhấn mạnh, thể hiện được điểm mạnh bản thân, kinh nghiệm làm việc cũng như lý do tại sao bản thân phù hợp với công việc đang tuyển dụng.

Cùng với đó, ngôn ngữ được sử dụng cũng phải hợp với mục đích và đối tượng nhận thư. Nếu thư cho bạn bè, người thân thiết, bạn có thể sử dụng những loại câu không quá trang trọng (informal). Với những bức thư quan trọng, cần sự trang trọng (formal), bạn cần chú ý tuyệt đối những lỗi ngữ pháp, cách sử dụng câu và lựa chọn những từ ngữ có tính học thuật.

 

Lời kết (Complimetary close)

Kết thư, cần phải gồm đầy đủ lời chào cũng như ký tên. Đặc biệt, phần chào mở đầu và kết thúc phải có sự thống nhất với nhau. Nếu bạn mở đầu bằng “Sir”-  kết thúc bằng “Faithfully, mở đầu bằng tên người thì sẽ kết thúc bằng “Sincerely”. Ngoài ra, cuối thư phải ký và ghi rõ họ tên của bạn.

 

Một số điều cần lưu ý khi viết thư bằng tiếng Anh

 lưu ý cách viết thư

 

Để viết một bức thư bằng tiếng Anh, ngoài yếu tố nội dung, phần hình thức cũng đòi hỏi bạn cẩn thận một chút. Cùng với đó, một bức thư, đặc biệt là thư bằng một ngôn ngữ khác, khi viết bạn cần lưu ý cách sử dụng từ ngữ sao cho phù hợp.

  • Khi viết thư, tuyệt đối không viết tắt, kể cả những từ tắt thông dụng như “isn’t”, “I’ll”. Khi viết, bạn phải viết rõ ràng từng từ “is not”, “I will”, …
  • Trong các văn bản trang trọng (Formal), tuyệt đối không sử dụng các cụm từ lóng, từ thân mật, những cụm từ thường chỉ dùng cho văn nói
  • Luôn sử dụng “Dear” cho câu chào đầu và dùng từ ngữ lịch sự
  • Khi viết, luôn chú ý viết đầy đủ câu cú, chủ vị, không những câu tắt, rút gọn.
  • Sau khi hoàn thành bài viết, đọc lại toàn bộ bài và soát những lỗi về từ vựng, lỗi ngữ pháp, lỗi dùng từ, …

Sử dụng cách viết thư bằng tiếng Anh đúng chuẩn không chỉ giúp bạn gây ấn tượng tốt với người nhận thư mà còn thể hiện được thái độ tôn trọng với họ. Với vài lưu ý nhỏ, sự cẩn thận trong trình bày, bạn đã có thể tự mình hoàn thiện một lá thư. Chúc bạn thành công!

XEM THÊM: >> Viết thư cảm ơn bằng tiếng anh